レンタルオフィスAll in Oneツール

レンタルオフィスall in oneツールはレンタルオフィス事業を行う皆様の業務効率改善に特化した管理ツールです。

顧客情報

顧客管理

顧客情報の管理を行います。基本的な情報である顧客名、住所、連絡先(TEL/FAX/Mail)、担当者という情報はもちろん、各顧客が契約したプランなどの情報も継続的に管理可能です。

契約プラン

どのようなプランを契約したかという情報も取扱可能です。契約期間や割引、値引設定なども柔軟に行えるため多くのプランに対応できます。

契約プランオプション

プランに対してオプションを付与するようなプランを持っているお客様にはこちらの契約プランオプション設定機能が便利です。
請求金額との紐付けを行うことでスムーズな請求業務をお手伝いします。

電話/Fax番号管理

電話番号やFax番号は1人の顧客に対して複数登録したいというニーズにも対応可能です。

利用サービス管理

電話回線利用

電話回線の利用料を請求するスタイルを取っている事業主様には最適な機能です。利用金額の入力をよりスムーズに行うことができる機能も充実しています。

会議室利用

レンタルオフィスでは会議室をレンタルするという事業主様も多いはず。利用状況を把握しつつ、請求業務や利用時間管理を実行できます。

リアルスペースのレンタル料

お客様に対してリアルスペースの貸し出しを行っている場合にはとても便利です。レンタル状況の管理やレンタル状況一覧の表示も簡単に確認することができます。

郵送物転送サービス利用

届いた郵送物を転送するサービスを行っている事業者様に向けてはとても便利な機能です。転送方法の登録も容易に可能ですので郵送物の取り扱いサービスを提供されている事業者様には欠かせない機能となります。

メッセージング機能

運営者間 業務引き継ぎメッセージ

どのような事業の場合でもフタッフ間での引き継ぎはスムーズな業務遂行の上では書かせません。顧客の状況を書き残す機能はもちろん、スタッフ側の引き継ぎ業務をサポートする機能を備えています。

運営者/顧客間のスレッドメッセージ機能

運営スタッフとお客様の過去のやり取りが見れると便利かと思います。Lineのようにタイムラインに従って内容を確認できるメッセージング機能を備えていますのでお客様とのやり取り履歴を追うことも簡単です。また、この機能はスタッフの引き継ぎ業務を行う上でもとても便利に利用することができます。

利用者アクティビティログ

ログイン・ログアウト管理

システムへのログインなどのログを記録しています。

顧客のアクティビティログ

システム上で実行された業務(操作)のログを記録しています。これによりトラブル時の対応時系列を追ったりすることが容易にできますので事実確認がスムーズにできます。

メール通知機能

対応必須アクションのメール通知

必要な業務であったとしても頭で覚えておくだけでは忘れてしまいやすいものです。アクションメール通知の機能はスタッフにて対応が必要になる業務が登録された場合などにメールにて通知を行います。この機能があることで対応必須業務を見逃すことなく対応できます。

リアルオフィス運営サポート

タックシール生成

個別の利用者様に対する郵送物対応などの際、通常の業務用プリンタを利用してタックシールを出力するための機能を備えています。必要な分だけ印刷可能な機能を備えています。
※ タックシール台紙は別途ご購入ください

顧客別対応方法の明瞭化

利用者様毎に契約プランや契約期間などが異なります。また個別対応などが発生することもよくあります。本システムでは個別の顧客対応内容をメモやマークを活用して表示することができるため、利用者様毎の対応も一目瞭然です。

売上管理

売上情報の管理

本システムに登録された売上は全て一元管理されています。顧客毎の売上や、任意の期間で発生した売上(全体or顧客別)なども瞬時に確認することが可能です。

売上統計情報の表示

売上だけでなく入金確認なども行うことが可能ですので、請求漏れの確認なども実施できます。

決済機能

クレジットカード決済機能

請求情報をメールで利用者様に送信し、クレジット決済にてスムーズに対応頂くことで顧客満足度の向上に繋がります。クレジット決済をしてしまえば回収漏れリスクを軽減させることができます。