問題点
こちらの会社様ですが、料金の回収方法が2パターンあります。一つは作業後に現金で受け取る場合。もう一つは作業後には現金を受け取らずに月末に一ヶ月分をまとめて請求する2パターンです。作業員は10名弱おり、お客様からの作業依頼をもらった後、作業員の作業状況に応じて対応する作業員が決定します。
現金回収の場合は非常にわかりやすいのですが、月末請求の場合には伝票の処理に大変手間取っていました。作業員全員から作業伝票を集め顧客毎に分類し、それらを日付順に並べ変えて作業内容を把握して伝票を作成する。という作業が毎月末に発生するというものです。月末は半日がかり、伝票が多い月では伝票整理だけで1日仕事になってしまっていました。
提案システム
提案したのは伝票集計のためのウェブシステムです。作業員は皆様スマホ端末を持っているため、全員にアカウントを発行して作業が発生する度にスマホから売上情報を打ち込んでもらいます。登録する情報としては顧客、伝票種別、日付、金額です。
工夫した点としては、極力入力の手間を省くためにアカウントから入力者を自動判定し、日付はアクセスした日を元々入力値として与えておきます。画面タッチの入力ではなく、日付などもプルダウンにより選択するパターンをとリました。（後にカレンダー表示に変更しました） また、直前に登録した顧客名が予め選択される仕組みにすることで同一顧客の売上情報を連続登録しやすくしました。
文章で読むと、とてもシンプルな入力に見えますが、実際に現場作業の合間で入力を行うため、特にスケジュールが立て込んでいる場合などはどうしても面倒くささとの戦いになります。そのため、シンプルな入力というのが一番の課題でした。結果的にシンプルな入力フォームだったことがスムーズな導入に繋がりました。
結果どうなったか！？
毎月末に全員で半日から一日かけて行っていた伝票の整理作業が、月末に一度、現場仕事後の1時間弱の伝票確認の作業で完了するようになりました。
人数（10人弱）x 1日の作業分が軽くなりました。つまり、月末に伝票整理のために作業をせずに空けていた1日が作業依頼に対応することができるようになり、伝票整理のための一日を取る必要がなくなりました。マイナスの1日だったものが、プラスの1日になるという結果となりました！
売上金額が一括管理できるようになったため、今まで経験値としてボンヤリとしか見えていなかった、顧客別の売上が明確にわかるようになりました。また月毎の売上の推移なども一目瞭然となりました。そして、作業員の売上登録履歴も全て取得しており、誰がどこでどんな作業を行っているかの把握も可能となりました。
今後の発展
売上はしっかり管理できるようになり、作業員の方も入力に慣れ始めましたので、次は経費管理についてもチャレンジしていくという段階です。システムの機能追加のご依頼を頂きましたm(_ _)m
急激に仕組みを変えることは各自にかかる負荷も大きくなることもよくご理解されていますので、少しずつ、確実にシステムを使いこなしている皆様です。時間をかけて引き続きサポートさせて頂ければと思っています！
