弊社の考える「業務システム化」と「クラウド化」についてご説明します。また、これらが組み合わさることでどのような効果が期待でき、どのような反響を得ているか？という声もご案内します。
業務システム化の目的は！？
ここで言う「システム」とはITシステムを指し、「業務システム化」とは業務遂行上で発生する情報処理を、ITシステムによって処理させるようにすることを意味します。弊社はその為のITシステムをオーダーメイドで開発する会社です。
業務情報の処理はオフィスソフト（エクセル等）で対応できるものもあるでしょうし、「わざわざお金を払ってシステム化する必要もない」という意見も聞きます。しかし、それらオフィスソフトは非常に便利ではありますが、全業務に対応できるように作られたソフトではないので、これら一般的なソフトを業務に特化させるには多くの面で支障が出てきます。
弊社に寄せられる問い合わせのニーズを細かく見ると、ここでまとめる内容に集約できます。
二度手間を省く
与えられた情報をあそこに入力して、こちらにも入力して、そちらにも入力して。。。というに同じ作業を何度も繰り返しているということはありませんか？
オフィスソフトで作業を進める場合、二度手間はよく発生します。二度手間ですめばよいほうで、三度手間、四度手間というように、同じ作業を何度も繰り返しているということがあよくあります。
暇な時は良いのですが、作業量がちょっとでも増えると、その増加量に従い二度手間も爆発的に増えていきます。そうなると、もうお手上げ。。という状態になります。
情報をシステムに持たせ、一度の作業で関連作業は全て終わり！という状態にすることは可能ですし、本来はそうあるべきだと我々は考えています。
作業時間を短縮する
これが発生するのは情報を紙ベースで扱っている場合によくあります。
- 紙で残した情報を探すのに時間がかかる
- 作業員から収集した伝票を手で集計するのに時間がかかる
- 2人でチェックしたら値が違うので間違い探しに時間がかかる
特に経営者の方は、時間感覚が鋭いため単純作業に時間を取られることを嫌います。一方、現場から「作業に時間がかかりすぎるので何とかしたい」という意見が上がる場合には早めに現場担当者の意見ヒアリングをするべき場合が多いです。
基本的には経理担当、総務担当は雇われており、決められた時間いればお給料は確保されます。そんな現場担当から声が上がる場合には早く何とかしてあげるべきでしょう。
作業の属人化を避ける
誰にでも得手不得手があります。パソコンに詳しいスタッフがいて、その人が作業をやってくれていた時には業務がスムーズに進んだのに。。 そんなスタッフも部署移動してしまったり、時には退職していなくなってしまう事もあります。そうなれば業務が立ち行かなくなることは時間の問題です。
「◯◯さんでなければ作業ができない」という、業務が特定の人に紐づいてしまうことを属人化と言います、逆に誰でも業務ができるようにすることを一般化といいます。クリティカルな業務である程、ノウハウに絡むことが多いので、全てを一般化することはノウハウ流出に繋がるのでお勧めできません。でも、全てが属人化してしまっても業務遂行上に支障をきたします。
絶妙なバランスで、一般化する業務と、そうでない業務を見極め、対応していくことが大切です。
クラウド化の目的は！？
クラウド化の前に「クラウド」という言葉について簡単におさらいをします。
そもそも、クラウドとは「クラウドコンピューティング」の略です。クラウドコンピューティングとは、今までのオンプレミス開発と異なり、サービス提供の主体がインターネットで接続された先のサーバ上に存在しています。「インターネット経由でサービスにアクセスする」というのがクラウドコンピューティングの考え方です。
そこで「クラウド化」に戻ります。クラウド化とは、今までは事務所にサーバやパソコンを設置し、その上でソフトを動かしてサービスを利用するという形（オンプレミスと言います）から、インターネットで接続された先にあるサーバ上にソフトもデータも置いて利用する、という形でシステムを利用することです。
クラウド化で得られる恩恵は以下の通りです。
遠隔地/複数人での情報の即時共有
事務所内に全てのデータがある場合を考えると、、とても使い勝手が悪くないでしょうか。出先で事務所にある業務データを確認したい！ ということは自然な欲求です。また、それらを複数人で共有していた場合、事務所に帰らなければ次の業務も状態も何もかも分からない。というのでは、ちょっと不便ではないでしょうか。
クラウド化することにより、これらの情報はセキュリティでアクセス制限されたサーバ上に設置されます。見たい時に、見れるべき人が必要な情報にアクセスできるという状態になります。その情報を書き換えた場合、それはサーバ上で反映されるため、差異が発生することはありません。
全てを1人で行う場合でなければとても不便です。（一人だとしても事務所に毎回戻らないと行けないのは不自由です）
システム保守手順の簡素化
いきなり完成されたシステムというのはなかなかありません。バグやセキュリティホールという言葉を聞いた事がある人もいるかと思いますが、誰もわざと失敗しようと思って失敗する人はいません。複合的な要因でバグやセキュリティホールは生まれてしまうものだと、私達は考えています。
では、そのような問題が発生した場合、事務所に全てがあるとなかなか解決が大変です。電話／メールの説明で問題を特定するのは困難なため、システム会社から人が派遣して状態を調査する必要があります。状況を把握し、持ち帰り修正し、改めて事務所にきてシステムを修正する。という手順となります。
クラウド化されたシステムの場合、システム会社の管理の元にこれらの保守を行うことが可能です。電話で状況を伝えられれば、同じ画面を見ながら問題箇所を特定することも可能です。
この「システム保守手順の簡素化」はシステム会社も対応をしやすだけでなく、利用者にとってみても、得られる恩恵は大きなものがあります。
